С целью усовершенствования процесса принятия и обработки договоров/уведомлений о признании электронных документов ГФСУ внесла ряд изменений в процедуру регистрации договоров/уведомлений.

Напомним, что правила заключения Договора о признании электронных документов заключается в соответствии с положениями Порядка подготовки и представления налоговой отчетности в электронном виде, утвержденного приказом ГНА Украины от 10.04.2008 № 233, зарегистрированным в Министерстве юстиций 16.04.2008 за № 320/15011.

Новый механизм обработки договоров/уведомлений о признании электронных документов с территориальными органами ДФС заработал с 25 ноября 2015 г.:

І Регистрация нового плательщика (первичная).

С 25.11.2015 г. налогоплательщик заключает один Договор о признании электронных документов с территориальным органом ГФС по основному месту учета. Для формирования и представления договора разработана новая форма (код формы J1391004).

Обращаем внимание плательщиков, что возможны ситуации, когда приходит отказ на регистрацию Договора о признании электронных документов. 

ІІ Регистрация нового Договора о признании электронных документов. Если Договор был заключен ранее, но закончился срок действия ЭЦП.

Плательщику необходимо заключить новый Договор на замену предыдущего, в случае если его действие было приостановлено или он был расторгнут.

Какие нюансы в таких случаях необходимо учитывать? Прежде всего, необходимо помнить, что после прохождения всех стандартных проверок происходит сопоставление руководителя подписавшего новый Договор с данными о руководителе из учетной системы ГФСУ – Налоговый блок.Системой осуществляется проверка на определение типов подписей сертификатов:

ü   если тип подписи определен в сертификате, то система автоматически сопоставляет РНУКПН (регистрационный номер учетной книги плательщика налогов) руководителя из сертификата с РНУКПН руководителя с Налогового блока. В случае полного совпадения таких данных система формирует статус Договора «Прийняти». Плательщику формируется Квитанция № 2 о заключении Договора (фиксируется дата заключения Договора, равная дате формирования Квитанции №2).

ü  если тип подписи определен в сертификате, но по результатам сопоставления системой установлено несоответствие РНУКПН руководителя и сертификата с РНУКПН руководителя из Налогового блока, то автоматически формируется статус Договора «Відмова». Плательщику формируется Квитанция № 2 о непринятии Договора с указанием причины отказа (см. таблицу в конце письма). Одной из причин отказа может быть ситуация когда изменился директор/бухгалтер, а в ГФСУ не подано заявление за формой № 1-ОПП.

В случае, если Договор подтвержден, Квитанция №2 и Договор направляются на два адреса:

- е-mail, с которого получено Договор;

- е-mail (при наличии), с которого получена последняя отчетность.

ІІІ Регистрация Уведомлений о предоставлении информации по электронной цифровой подписи.

Для формирования и предоставлени плательщиками информации по ЭЦП в электронном виде в Едином окне предоставления электронной отчетности разработана новая форма Уведомления (код формы J1391102).

Согласно изменениям, реализованным ГФСУ, Уведомление подается в таких случаях:

- изменение ответственных лиц, уполномоченных на подписание налоговых накладных;

- получения новых сертификатов руководителя/бухгалтера/печати (до окончания срока действия предыдущего сертификата).

Обращаем внимание, что сформированное Уведомление подписывается сертификатами, перечисленными в документе, и руководителем, сертификат которого на момент получения Уведомления уже обработан в системе подачи документов в электронном виде (в учетной системе ГФСУ – Налоговый блок), как действующий сертификат руководителя налогоплательщика, т. е. предоставление информация о новых сертификатах руководителя/бухгалтера/ производится до окончания срока действия предыдущего сертификата руководителя.

Для предприятия это значит, что в случае продления сроков действия сертификатов ЭЦП после даты их окончания процедура повторного заключения договора, в связи с дополнительными проверками, может занять больше времени (предварительно от 3 до 5 дней). Таким образом, деятельность предприятия в сфере электронного документооборота с государством и контрагентами будет заблокирована на период рассмотрения договора, что может повлечь за собой штрафы за несвоевременно поданную отчетность, регистрацию налоговых накладных и расчетов корректировки в соответствии с действующим законодательством.

Важно донести клиентам всеми возможными способами: Обращаем внимание плательщиков на данное изменение и рекомендуем не допускать истечения сроков действия сертификатов ответственных лиц, а заблаговременно заказать новые сертификаты. Таким образом вы избежите процедуры заключения нового Договора о признании электронных документов и, как следствие, возможного наложения штрафов на предприятие.

Внимание! Отказ на регистрацию Договора может прийти в случае несоответствия плательщика «обліковому стану». Для примера представлена неофициальная таблица «облікових станів».

!В любом из описанных ниже случаев клиенту необходимо обращаться в ГФСУ.

Источник: http://sfs.gov.ua/media-tsentr/novini/225191.html